Em 14 de abril de 2025, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) publicou a Portaria nº 547/2025, que estabelece diretrizes para a emissão de certidões que atestam o cumprimento das cotas legais de contratação de aprendizes e de pessoas com deficiência (PCDs) ou reabilitados da Previdência Social.

A norma determina que, no prazo de até 90 dias, será disponibilizado no portal gov.br um sistema eletrônico para emissão dessas certidões. A base de dados será o eSocial, e as informações prestadas pelas empresas não serão validadas previamente pelo Poder Público – ou seja, a responsabilidade pela veracidade dos dados será integralmente do empregador.

A Portaria reitera os critérios já previstos na legislação para o cumprimento das cotas obrigatórias:

• Cota de PCDs e reabilitados: aplica-se a empresas com 100 ou mais empregados, conforme o art. 93 da Lei nº 8.213/91, em percentual que varia de 2% a 5%, a depender do número de empregados. Para o cálculo, excluem-se os aprendizes — com ou sem deficiência — e os empregados afastados por incapacidade permanente.

• Cota de aprendizes: obrigatória para empresas com 07¹ ou mais empregados em funções que demandem formação profissional, conforme a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). O percentual legal varia de 5% a 15% sobre esse total, excluindo-se os cargos que exijam formação técnica ou superior, funções caracterizadas como cargos de direção, de gerência ou de confiança, serviços prestados sob o regime de trabalho intermitente, aprendizes já contratados e empregados afastados por incapacidade permanente.

A iniciativa do MTE insere-se em um contexto de crescente digitalização e integração dos sistemas governamentais, reforçando a importância de as empresas garantirem a consistência e a conformidade das informações transmitidas ao eSocial.

Vale destacar que a emissão da certidão não exime a empresa de eventual fiscalização. A autoridade competente poderá verificar, a qualquer tempo, o efetivo cumprimento das cotas legais e a veracidade das informações prestadas. O uso indevido da certidão ou a inserção de dados falsos ou incompletos poderá acarretar responsabilizações legais.

¹ BRASIL. Ministério do Trabalho. Instrução Normativa nº 146, de 25 de julho de 2018. Dispõe sobre procedimentos relativos à contratação de aprendizes. Art. 2º, § 1º. Disponível em: https://www.normaslegais.com.br/legislacao/Instrucao-normativa-sit-146-2018.htm. Acesso em: 23 abr. 2025.

Para as empresas, o novo sistema configura-se como uma ferramenta de planejamento e previsibilidade, ao mesmo tempo em que evidencia a necessidade de uma gestão eficiente dos dados cadastrais e da conformidade com as exigências legais. Nesse cenário, é essencial que os empregadores mantenham os cadastros atualizados, realizem auditorias internas periódicas e contem com assessoria jurídica especializada, a fim de assegurar a plena conformidade com a legislação aplicável.

A equipe do BALERA está à disposição para auxiliá-los sobre esse tema.

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